Studi legali
In uno studio legale la giornata si decide fuori dallo studio: un'udienza al mattino, un deposito che scade, un cliente che chiama nel mezzo. Intanto le scadenze processuali vivono su un'agenda cartacea, i termini si contano a mente e i preventivi mandati ai nuovi clienti restano in una cartella di posta, in attesa che qualcuno si ricordi di richiamare. Basta un foglietto perso tra un fascicolo e l'altro perché una pratica prenda una brutta piega.
Il gestionale che costruiamo per gli studi legali tiene insieme pratiche, udienze, scadenze processuali e onorari. In agenda entrano udienze, consulti, depositi di atti, mediazioni e scadenze dei termini, ciascuno legato alla sua pratica. Aprendo il programma la mattina si vedono quattro numeri: le pratiche attive, i preventivi aperti, le udienze della settimana e la posta da leggere. Niente più foglietti tra un'udienza e l'altra: quello che va fatto sta scritto in un posto solo.
Non serve fidarsi delle parole: dal sito si apre una demo funzionante, caricata con i dati d'esempio di uno studio legale. Si naviga tra pratiche, agenda e preventivi senza registrarsi e senza lasciare l'email. È la via più rapida per capire se questo modo di lavorare somiglia al vostro; e siccome il gestionale si costruisce su misura, quello che non torna si cambia.
Una scadenza processuale segnata su un'agenda cartacea regge finché nessuno sfoglia la pagina sbagliata. Un termine per un deposito che sfugge non è un contrattempo: è una pratica compromessa e un cliente da guardare in faccia. Quando le scadenze stanno in un sistema solo, legate ognuna alla propria pratica, il controllo del lunedì mattina smette di essere un atto di fede.
Dopo il consulto parte il preventivo, poi lo studio torna alle udienze e nessuno richiama. Il potenziale cliente non dice di no: semplicemente firma il mandato altrove. Con i preventivi aperti in vista a ogni apertura del programma, chi è fermo in attesa si vede subito, e richiamare torna a essere un gesto da poco, non un rimorso di fine mese.
Tra un'udienza, una mediazione e un deposito, le attività svolte per una pratica si accumulano; ma se restano nella memoria di chi le ha fatte, alla nota spese ne arriva solo una parte. Ore lavorate e mai fatturate sono lo sconto più costoso che uno studio possa fare. Tenere gli onorari attaccati alla pratica, man mano che il lavoro procede, evita di ricostruire tutto a fine anno.
Questi sono gli stadi veri della demo: ogni pratica sta in uno di questi, e si vede a colpo d'occhio dove si è fermata.
Una telefonata, una mail, una persona mandata da un collega: il primo contatto arriva sempre nel momento sbagliato. Nel gestionale bastano poche righe per registrare chi è, che questione porta e come ha trovato lo studio. Da lì in poi il nominativo esiste, e nessuno deve ricordarsi a memoria di quella chiamata arrivata tra due udienze.
Il consulto entra in agenda come ogni altro impegno dello studio, accanto a udienze e depositi. Alla scheda restano attaccati gli appunti sulla questione. Se poi serve un secondo incontro prima di formulare una proposta, si fissa da lì, senza ripartire da zero ogni volta.
Dopo il consulto si mette nero su bianco la proposta di onorari e la si manda. Il gestionale la tiene tra i preventivi aperti, che compaiono in prima pagina a ogni apertura: si vede chi deve ancora rispondere e da quanto tempo, e si decide quando richiamare invece di scoprire mesi dopo che la proposta è caduta nel vuoto.
Quando il cliente conferisce l'incarico, la scheda passa al mandato: da qui la questione diventa un impegno formale dello studio. È il momento in cui si fissano le condizioni concordate e si prepara l'apertura della pratica, con tutto quello che è stato raccolto nei passaggi precedenti già al suo posto.
La pratica entra tra le attive, che sono il primo numero che il gestionale mostra. Da qui in avanti udienze, depositi di atti, mediazioni e scadenze dei termini si agganciano alla pratica, e gli onorari maturano accanto al lavoro fatto. La settimana si legge in un colpo d'occhio: quante udienze ci sono e cosa scade.
Il modo più semplice per capire se fa per voi è aprire la demo: è sul sito, si prova senza registrazione e contiene i dati d'esempio di uno studio legale. Qualche minuto tra pratiche, agenda e preventivi dice più di qualunque pagina di presentazione.
Se dopo la prova vi va di parlarne, siamo a Cagliari e rispondiamo volentieri: raccontateci come lavora il vostro studio e vi diremo, con franchezza, cosa avrebbe senso costruire e cosa no.
