Studi medici e dentistici
In molti studi dentistici la giornata della segreteria comincia con un foglio di calcolo: i richiami igiene segnati a mano, i preventivi consegnati e mai più aperti, le prime visite annotate sull'agenda cartacea. Il paziente esce dallo studio con un piano di cura in mano, promette di pensarci, e nessuno sa più a che punto è. Intanto il telefono squilla, e le informazioni restano sparse tra agenda, quaderni e memoria delle persone.
Il gestionale che costruiamo per gli studi medici e dentistici tiene insieme pazienti, piani di cura, preventivi in attesa e richiami igiene. Ogni paziente segue un percorso chiaro, dalla prima visita al piano di cura, dal preventivo all'accettazione fino alla cura vera e propria. In prima pagina trovate i numeri della giornata: i pazienti attivi, i preventivi in attesa, le visite della settimana e i messaggi da leggere. La segreteria smette di rincorrere l'agenda e apre la giornata sapendo già chi chiamare.
Non serve immaginarlo sulla carta: sul nostro sito c'è una demo funzionante, pensata proprio per gli studi dentistici, che si prova subito, senza registrazione. Dentro trovate dati d'esempio del mestiere: pazienti, appuntamenti di igiene e controllo, preventivi in attesa. Potete aprirla, spostare un paziente da uno stadio all'altro e vedere come lavora, prima ancora di parlarci. Se poi il vostro studio lavora in modo diverso, il gestionale si costruisce sul vostro processo, non il contrario.
Il paziente ascolta il piano di cura, ritira il preventivo e dice che ci penserà. Se nessuno lo richiama entro pochi giorni, quel preventivo finisce in un cassetto, suo e vostro. Sono spesso le cifre più alte dello studio: implantologia, protesi, ortodonzia. Un elenco sempre aggiornato dei preventivi in attesa, con la data e il prossimo passo, evita che si perdano nel silenzio.
La seduta di igiene andrebbe ripetuta a intervalli regolari, ma se i richiami vivono su un foglio di calcolo o sulla memoria della segretaria, una parte dei pazienti sparisce senza che nessuno se ne accorga. Ogni richiamo saltato è una seduta persa e, spesso, un paziente che nel frattempo ha trovato un altro studio. Con un elenco dei richiami in scadenza, chi chiamare oggi non è più un'ipotesi.
Tra la prima visita e l'inizio della cura ci sono passaggi delicati: il piano di cura da spiegare, il preventivo da preparare, l'accettazione da registrare. Quando queste informazioni stanno tra agenda, fogli sparsi e messaggi, qualche paziente resta fermo a metà strada e nessuno sa dire dove. Vedere ogni paziente nel suo stadio, dalla prima visita alla cura, permette di accorgersi subito di chi si è fermato.
Questi sono gli stadi veri della demo: ogni pratica sta in uno di questi, e si vede a colpo d'occhio dove si è fermata.
Il percorso comincia qui: il paziente nuovo entra nel gestionale con la sua scheda, il motivo della visita e l'appuntamento fissato. Niente più nomi appuntati su un foglio in attesa di essere ricopiati. Dopo la visita, la segreteria vede subito chi deve passare allo stadio successivo e chi invece va solo rivisto a un controllo.
Dopo la prima visita, il medico definisce il piano di cura e il paziente passa in questo stadio. Il gestionale tiene la scheda aggiornata, così chiunque in segreteria sa cosa è stato proposto e cosa manca. Se il paziente prende tempo, resta visibile qui, non sparisce dentro l'agenda.
È lo stadio più delicato: il preventivo è stato consegnato e il paziente ci sta pensando. Il gestionale mostra tutti i preventivi in attesa in un unico elenco, uno dei numeri che vedete in prima pagina. Così la segreteria sa chi richiamare e quando, e nessuna proposta resta senza una risposta, in un senso o nell'altro.
Il paziente ha detto sì. Ora vanno fissati gli appuntamenti: l'intervento, le sedute, i controlli. In questo stadio il gestionale aiuta a trasformare l'accettazione in un calendario concreto, senza che il paziente resti settimane in sospeso tra il sì e la prima seduta. È il momento in cui un preventivo diventa lavoro vero.
La cura è in corso: interventi, igiene, controlli e, quando capita, un'urgenza da incastrare in agenda. Il gestionale tiene insieme gli appuntamenti del paziente e la sua storia, e le visite della settimana si leggono in prima pagina. Quando la cura si chiude, il paziente non esce di scena: resta nei richiami igiene, e il giro ricomincia.
Il modo più semplice per capire se questo gestionale fa per il vostro studio è aprire la demo: è sul sito, si prova senza registrazione e contiene i dati d'esempio di uno studio dentistico. Bastano pochi minuti per farsi un'idea di come cambierebbe la giornata della segreteria.
Se dopo la prova vi va di parlarne, raccontateci come lavora il vostro studio: da lì capiamo insieme se ha senso partire da un modulo singolo o da un sistema completo, e vi diciamo con franchezza cosa costruiremmo e cosa no. Siamo un'agenzia di Cagliari: chi vi risponde è la stessa squadra che poi sviluppa il gestionale.
